1. CARTA DEL PRESIDENTE Y DIRECTOR GENERAL
Ingenios Santos, S.A. de C.V. incluyendo a todas sus empresas filiales y subsidiarias, en adelante “Ingenios Santos” es una empresa que tanto en la industria azucarera como en el resto de la industria nacional, se ha distinguido durante su historia por su estricto apego a las leyes, a las normas éticas empresariales y sobre todo a una especial convicción de actuar y hacer bien las cosas, por encima de las presiones naturales de esta agroindustria, siempre en búsqueda del verdadero bienestar de tantas familias mexicanas cercanas a nosotros.
Nuestra reputación de integridad y de congruencia en los negocios, es un activo del cual debemos enorgullecernos y por el cual debemos velar todos y cada uno de los que formamos parte de esta gran empresa.
Por esta razón, es muy importante que conozcas nuestro Código de Ética y Conducta, pues es la guía para dirigir nuestras acciones diarias bajo los principios y valores establecidos: Servicio, Excelencia, Respeto, Visión, Integridad, Calidad, Innovación y Orden, así como para mantener siempre un ambiente laboral digno, acorde a los más altos principios éticos que hacen la diferencia entre lo bueno y lo excelente.
Los principios descritos en nuestro Código los debemos conservar e impulsar siempre como el fundamento ético que rija toda nuestra actividad, así como en nuestras relaciones con clientes, proveedores, productores cañeros y los consumidores finales. Así mismo, este Código deberá ser observado en toda nuestra relación dentro de la empresa y con las otras áreas del Grupo.
Como empleados de Ingenios Santos todos los colaboradores tenemos la responsabilidad de promover y aplicar día con día una cultura ética e institucional en apego a las leyes y a las políticas internas del Grupo. Si tienes alguna duda sobre el Código de Ética y Conducta debes consultarlo con tu jefe, con la Dirección de Recursos Humanos y/o la Dirección Jurídica para que recibas una correcta asesoría.
Mantengamos juntos una cultura ética basada en los principios que han hecho de Ingenios Santos un referente obligado en la industria azucarera.
2. INTRODUCCION.
2.1. Objetivo
En Ingenios Santos creemos que la manera en que hacemos negocios es tan importante como los negocios que hacemos. Hacer negocios con integridad y altos estándares éticos, es nuestro patrón de operación.
En el Código de Ética y Conducta en adelante “CEC” se brindan las guías sobre cómo tratar a nuestros clientes, proveedores, compañeros de trabajo, otros empleados, proveedores cañeros, competidores y público en general.
En el CEC se crea un marco de normas éticas bajo el cual; sin excepción alguna, todos nos debemos desempeñar.
2.2 Alcance y ámbito de aplicación
El CEC es de observancia general aplicable a todos los Consejeros, Vicepresidentes, Directores, Ejecutivos y Empleados de Ingenios Santos y sus filiales, en adelante “Los Colaboradores” y se refiere a las obligaciones y responsabilidades de todos ellos para hacer negocios con integridad y altos estándares éticos. Su entrada en vigor comienza el día 15 de Junio de 2017.
3.PRINCIPIOS Y NORMAS
3.1. Todos los colaboradores deben conocer el presente Código de Ética y Conducta “CEC”.
Cada uno de nosotros tiene la obligación de leer y comprender nuestro CEC ya que rige a todos los colaboradores de Ingenios Santos, sin excepción alguna.
Si una costumbre, cultura o ley local, establece una norma o principio diferente a lo establecido en este código, el colaborador debe solicitar asesoramiento a ia Dirección Jurídica y/o a la Dirección de Recursos Humanos.
Cada uno de nosotros es responsable de cumplir con el CEC, de informar sobre cualquier sospecha de violaciones al mismo y de cooperar con la empresa en la investigación de posibles conductas inapropiadas.
3.2. Todos los colaboradores de Ingenios Santos nos comprometemos a
a. Contribuir permanentemente a la creación de una cultura de respeto, honestidad y profesionalismo.
b. Enaltecer y practicar nuestros valores: Servicio, Excelencia, Respeto, Visión, Integridad, Calidad, Innovación y Orden.
c. Ser exigentes con nosotros mismos, mejorar nuestro desempeño diario, cuidar nuestra salud y llevar a cabo el auto desarrollo.
d. Que nuestra conducta en público y nuestras manifestaciones de opinión ante terceros no perjudiquen la reputación de la empresa.
e. Hacer uso apropiado y cuidadoso de la propiedad y de los recursos de la empresa, y sólo usarlos para fines personales con autorización expresa.
f. Proteger la información confidencial de las personas, del producto, de la empresa, de los clientes y de los proveedores.
g. Enaltecer y mejorar las condiciones de trabajo de los menos favorecidos que apoyan en las labores del campo.
h. Evitar a toda costa la mano de obra infantil y en su lugar promover que los niños reciban la educación a la que tienen derecho.
i. Informar a la empresa sobre posibles conflictos de interés conforme a la Política de Conflicto de Intereses.
j. Prevenir conductas inaceptables e informar a la empresa oportunamente sobre posibles desviaciones del presente Código que lleguemos a observar.
k. Cumplir con las prácticas, políticas y procedimientos en materia de contabilidad, control interno o auditoría.
3.3. Ingenios Santos se compromete frente a sus colaboradores:
a. Elegir, contratar y promover a su personal sobre la base de sus conocimientos y habilidades acreditables.
b. Ofrecer un entorno de trabajo seguro y libre de violencia.
c. Garantizar la confidencialidad de sus datos personales y la transparencia de su uso.
d. Otorgarles retroalimentación sobre la percepción que la empresa tiene sobre su trabajo.
e. Reconocer su capacidad personal, su desempeño y sus propuestas de mejora.
f. Favorecer una cultura de diálogo y manejo positivo que permita a cada persona involucrada a expresarse y ser·escuchado.
g. Dar un trato justo y digno a las personas que por cualquier motivo terminen su relación laboral con la organización.
h. Proteger jurídica y económicamente a los colaboradores que enfrenten demandas o litigios relacionados con la representación que ostentan.
i. Colaborar en un marco de apertura y confianza con los representantes de los trabajadores, buscando un diálogo constructivo y un equilibrio de los intereses.
j. Cumplir con las leyes, normas y reglamentos vigentes en todas las relaciones de trabajo con empleados.
k. Permitir el derecho del personal a la libre asociación de conformidad con las leyes vigentes y los tratados internacionales que el Estado Mexicano ha suscrito de conformidad.
l. Rechazar en todo momento el trabajo forzoso, la discriminación en cualquiera de sus formas, así como los actos de acoso y violencia.
m. Pagar los salarios y beneficios a tiempo y nunca por debajo de los salarios mínimos establecidos en la ley, así como cumplir cabalmente las disposiciones legales en materia de horarios de trabajo y tiempo extraordinario.
n. Proveer a sus colaboradores de un ambiente de trabajo seguro y saludable, otorgar capacitación en materia de salud y seguridad incluyendo evacuaciones de emergencia.
o. Proporcionar los equipos de protección personal necesarios para desempeñar cualquier actividad que lo requiera, capacitando constantemente sobre su uso adecuado.
p. Proporcionar agua potable a todos los trabajadores, así como instalaciones sanitarias adecuadas, limpias y decorosas.
q. Conceder los tiempos necesarios a los trabajadores para acudir a los baños.
r. Conceder a las trabajadoras los tiempos y espacios necesarios para lactancia.
s. En los casos procedentes, otorgar habitaciones dignas, limpias, con buen mantenimiento y proporcionar a los trabajadores que las ocupen privilegios razonables de entrada y salida de conformidad con las normas de seguridad.
3.4. Ingenios Santos se compromete frente a nuestros proveedores
a. Seleccionar a nuestros proveedores bajo criterios claros y objetivos.
b. Reconocer que nuestros proveedores son nuestros socios estratégicos y establecer con ellos relaciones transparentes, basadas en criterios de justicia, respeto y eficiencia que nos permitan fortalecer la confianza recíproca.
c. Respetar la información confidencial de nuest,ros proveedores, sus derechos de autor, secretos industriales y de patente.
d. Compartir oportunamente con nuestros proveedores información relevante que afecte nuestra relación, de acuerdo con los lineamientos determinados para tales fines.
e. Considerar con apertura y respeto las innovaciones propuestas por nuestros proveedores.
f. Dar un trato respetuoso y profesional a los colaboradores de nuestros proveedores.
g. Basar nuestra relación comercial en la cultura del juego limpio.
h. Cumplir con las leyes, normas y reglamentos vigentes en todas las relaciones con nuestros proveedores. De la misma forma, Ingenios ·santos espera de sus proveedores que estos cubran a sus trabajadores salarios suficientes para que satisfagan sus necesidades básicas y que estos cumplan con las normas legales vigentes en materia laboral, de salud, seguridad, inocuidad y medio ambiente. Así como la abolición de trabajos forzados y trabajo infantil.
3.5. Ingenios Santos se compromete frente a nuestros clientes
a. Construir cotidianamente con nuestras acciones y decisiones diarias, relaciones de compromiso y honestidad.
b. Informar con veracidad y oportunidad a nuestros clientes cualquier aspecto relevante relativo a nuestros productos.
c. Trabajar de forma continua para elaborar productos inocuos y de alta calidad, cumpliendo y/o excediendo los estándares de calidad e inocuidad requeridos en la ley.
d. Mantener una política de sostenibilidad asegurándose de abolir cualquier práctica discriminatoria, trabajo infantil, trabajo forzado y apegarse a los programas de mejora continua, monitorear constantemente temas relevantes de derechos humanos en toda la cadena productiva y las comunidades en donde operamos.
e. Implementar sistemas de remediación para atender adecuadamente los problemas que le sean planteados por los clientes, los empleados y la comunidad.
f. Desplegar sistemas de prevención para sensibilizar y/o capacitar a los trabajadores y a la comunidad en general.
g. Cumplir con las leyes, normas y reglamentos vigentes en todas las relaciones con nuestros clientes, asimismo siempre atenderá la normatividad vigente en materia de calidad, inocuidad, seguridad y medio ambiente.
3.6. Ingenios Santos se compromete frente a su Comunidad
a. Mejorar continuamente nuestros sistemas y procesos para operar de manera sostenible, previniendo riesgos y atendiendo la mitigación de problemas sociales, ambientales y éticos.
b. Apoyar a la comunidad con nuestro trabajo y actitud, siempre en apego a los principios éticos y valores universales.
c. Cumplir con la normatividad vigente en materia ambiental, teniendo una actitud proactiva en la preservación y conservación de la biodiversidad, las áreas de alto valor de conservación y del medio ambiente en nuestra comunidad.
d. Como grupo socialmente responsable participar en los programas encaminados al bienestar social, procurando la mejora de las comunidades en las cuales operamos.
e. Mantener a disposición de la comunidad, un medio seguro y confidencial para recibir quejas y denuncias respecto a la violación de nuestros principios y de este Código.
3.7. En Ingenios Santos No toleramos:
a. Dar o aceptar regalos o beneficios personales costosos ya que estos pudieran comprometer la relación profesional honesta e imparcial generando conflictos de intereses.
b. Proporcionar a la organización información no fidedigna y/o sesgada, así como ocultarla total o parcialmente.
c. Ejecutar acciones tendientes a evadir el cumplimiento de las prácticas, políticas y procedimientos en materia· de contabilidad, control interno o auditoría.
d. Que las relaciones comerciales de la empresa sean utilizadas para beneficio propio o ajeno, en perjuicio de la empresa.
e. Utilizar la posición organizacional para obtener favores o beneficios personales, especialmente favores de tipo sexual, o para cualquier otra forma de abuso.
f. Intimidar, hostigar, evidenciar innecesariamente los errores de las personas o realizar cualquier otra forma de acoso hacia las mismas.
g. Realizar prácticas discriminatorias relacionadas con el origen, género, creencia, condición sexual, o capacidades diferentes.
h. La divulgación indebida de información referida a los productos, precios, acciones de comercialización, procesos internos y la estrategia de la empresa.
i. Ejecutar acciones que puedan interpretarse como violación a la obligación contractual de lealtad a la empresa.
j. Ejecutar acciones que pongan en peligro el medio ambiente y a la comunidad.
k. Simular actos a modo de aparentar el cumplimiento de las diferentes políticas de la empresa destacando la política de compras.
l. Utilizar los recursos que la organización nos confía para fines ajenos a los que están destinados.
m. Realizar o encubrir prácticas que puedan resultar perjudiciales para nuestros proveedores y clientes.
4. LOS SUPERIORES DEBEN ASEGURARSE DE QUE LAS POSIBLES DESVIACIONES AL CEC SE ABORDAN DEL MODO ADECUADO.
La comunicación de las posibles desviaciones al CEC, le ofrece a Ingenios Santos transparencia sobre los mismos. Es un elemento necesario para la mejora continua, pero la comunicación por sí sola no es suficiente.
El presente Código requiere asimismo que se aborden las desviaciones al mismo.
Abordar una posible desviación al Código es responsabilidad del superior. Concretamente, Ingenios Santos espera del superior que:
a. Trate la información facilitada por el colaborador con la debida confidencialidad y de manera imparcial.
b. Evalúe de forma justa la situación en torno a la posible desviación comunicada por el colaborador, incluyendo los riesgos que dicha des,viación pueda albergar para los intereses comerciales y la reputación de Ingenios Santos.
c. Busque asesoramiento, si es necesario, de su Director Funcional, del propio colaborador y de otros departamentos de apoyo, como la Dirección Jurídica y la Dirección de Recursos Humanos.
d. Tome una decisión pragmática para abordar la posible desviación, de modo que se reduzcan al mínimo los riesgos para Ingenios Santos y se protejan, en la medida de lo posible, los intereses personales del colaborador.
e. Comunique la decisión y sus argumentos al colaborador y realice el seguimiento oportuno para asegurarse de que el colaborador la ha comprendido y se atiene a ella.
f. Documente su decisión y facilite una copia al colaborador (o utilice el sistema de comunicación online) asegurándose de copiar a la Dirección Jurídica y a la Dirección de Recursos Humanos para dejar constancia.
En muchos casos es posible abordar las posibles desviaciones al Código de una forma sencilla y aceptable para ambas partes. Para ello es fundamental la actitud proactiva y el diálogo abierto entre el colaborador y su superior.
En los casos que se considere necesario por la Dirección Jurídica y/o la Dirección de Recursos Humanos, el conflicto de intereses será sometido a la sesión del Comité de Auditoría y Buenas Prácticas para ajustar o determinar las medidas necesarias que deban adoptarse.
5. COMITÉ DE ETICA Y CONDUCTA.
Para dar atención y seguimiento a todo lo relacionado con el CEC, corresponde al Comité de Auditoría y Buenas Prácticas, integrado por funcionarios destacados de la organización quienes vigilan el cumplimiento de los lineamientos contenidos en el presente Código. De igual manera dicho comité sirve de guía para resolver cuestionamientos de índole ético de acuerdo con los estándares de integridad y transparencia.
6. INFORMACIÓN Y CONCIENTIZACIÓN.
Los colaboradores deben familiarizarse con el CEC y participar en las sesiones de formación que se organicen.
Los superiores deberían, además, recibir formación sobre su responsabilidad particular de evaluar y abordar eficazmente conflictos de intereses.
7. DENUNCIA DE POSIBLES CONDUCTAS INDEBIDAS/ PROTECCIÓN ANTE REPRESALIAS.
Cualquier colaborador que tenga conocimiento de un caso de infracción de las leyes aplicables o del presente código, deberá comunicar su sospecha de inmediato en la línea de Tip’s Anónimos. tipsanonimos@santos.com.mx, donde podrá realizar su reporte 24 horas del día, 365 días al año.
Los colaboradores que denuncien posibles desviaciones al CEC, faciliten información o presten algún otro tipo de ayuda en una investigadón sobre posibles conflictos de intereses, recibirán protección frente a represalias.
Cualquier persona de la comunidad que tenga conocimiento de un caso de infracción de las leyes aplicables o del presente código, puede comunicar su sospecha de inmediato en la “Línea de Comunidad Santos”: comunidadsantos@santos.com.mx, donde podrá realizar su reporte 24 horas del día, los 365 días al año.
8. INCUMPLIMIENTO AL CEC.
No se tolerarán incumplimientos de este Código. En caso de producirse, estos podrán dar lugar a la imposición de medidas disciplinarias y de otra índole, incluyendo la rescisión de la relación de trabajo.
9. RESPONSABILIDADES E IMPLEMENTACIÓN.
Es responsabilidad de todas las Vicepresidencias, cargos directivos y gerencias de Ingenios Santos cumplir con el CEC en su área de responsabilidad funcional, sentar ejemplo y orientar a los colaboradores que tengan a su cargo.
Todos los colaboradores son responsables de seguir los principios y las normas establecidos en el CEC.
Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Humanos asegurar que los empleados recién contratados reciban una copia del CEC durante el proceso de contratación y firmen de enterados.
