1. Objetivo.
Establecer un código de conducta para todos los proveedores de Ingenios Santos S.A. de C.V. y subsidiarias (Ingenios Santos) encaminado a conducir sus relaciones comerciales de manera ética, legal y responsable socialmente.
2. Alcance.
Observancia general aplicable a todos los proveedores de materia prima (caña), materiales, equipos, insumos diversos y servicios que requiere Ingenios Santos para el procesamiento de caña, producción de azúcar y subproductos y su entrega a los clientes. La empresa espera que todos sus proveedores cumplan el presente Código de Conducta para poder inscribirse en el Portal de Proveedores y llevar a cabo la venta de sus productos a Ingenios Santos. El objetivo final es contar con un abastecimiento sostenible de todos los insumos requeridos.
3. Fundamento.
Los proveedores de Ingenios Santos deben cumplir con todas las leyes federales, estatales y de los municipios donde operan. Esto incluye, pero no se limita, a leyes y regulaciones de carácter ambiental, de seguridad industrial, salud ocupacional y prácticas laborales. Este Código también está inspirado en la Carta Internacional de los Derechos Humanos, la Declaración de Principios y Derechos en el Trabajo de la OIT y los Principios Rectores sobre las Empresas y los Derechos Humanos de la ONU.
Asimismo, Ingenios Santos espera que sus proveedores comuniquen estas expectativas a su propia cadena de suministro y adopten las políticas y procedimientos incluidos en este Código.
Al admitir cualquier solicitud, requisición u orden de compra de Ingenios Santos, el proveedor acepta los lineamientos del presente Código y su intención de cumplirlo. La empresa se reserva el derecho de suspender o terminar una relación de negocio con un proveedor que rehúse cumplir el presente Código o tomar medidas correctivas en caso de incumplimiento.
Ingenios Santos reconoce que esto debe ser un comportamiento compartido y por lo tanto ofrece a sus proveedores:
Llevar a cabo un proceso claro y objetivo de selección de proveedores.
Establecer relaciones comerciales basadas en criterios de transparencia, justicia, respeto y eficiencia.
Guardar y respetar información confidencial, derechos de autor, secretos industriales y de patente.
Dar un trato respetuoso y profesional a sus representantes.
Compartir oportunamente información que pudiera afectar la relación entre las partes.
Cumplir y hacer cumplir el presente Código.
Nuestros proveedores podrán reportar cualquier tipo de conducta que contravenga los lineamientos aquí establecidos al correo electrónico buzondeproveedores@santos.com.mx
4. Código de Conducta para Proveedores.
4.1 Comportamiento Ético y Legal.
El proveedor deberá conducirse con probidad y transparencia evitando cualquier forma de soborno y extorsión en el trato con cualquier colaborador de Ingenios Santos.
Competir de forma honesta y justa en especificaciones, calidad, servicio y precio.
Abstenerse de realizar prácticas fraudulentas tales como fijar precios o manipular cotizaciones o licitaciones.
Respetar información confidencial y derechos de propiedad intelectual de Ingenios Santos, incluyendo los procedimientos para llevar a cabo sus operaciones.
Entregar la información legal y situación fiscal que le sea requerida y mantenerla actualizada.
Aceptar libremente la revisión, evaluación y validación de su reputación comercial, así como de su portafolio profesional.
Cumplir con las leyes que prohíben el lavado de dinero y reportar a la autoridad competente sobre flujos de efectivo y operaciones inusuales.
Atender los requerimientos formulados por la autoridad fiscal respecto a consultas relacionadas con la materialidad de sus operaciones.
4.2 Cumplimiento Ambiental.
el proveedor debe cumplir con todas las leyes y regulaciones ambientales aplicables a sus operaciones. Este cumplimiento debe incluir, entre otras cosas, lo siguiente:
Obtención y mantenimiento de permisos ambientales y entrega a tiempo de los reportes obligatorios.
Manejo y disposición cuidadosa y responsable de residuos peligrosos.
Monitoreo, control y tratamiento adecuado de los residuos generados por sus operaciones.
4.3 Seguridad y Salud Ocupacional.
El proveedor deberá proporcionar a sus trabajadores un ambiente de trabajo sano y seguro para prevenir accidentes y lastimaduras que puedan ocurrir en la ejecución de sus trabajos. Entre otras cosas, el proveedor debe:
Llevar a cabo una capacitación en salud y seguridad.
Reportar sistemáticamente los accidentes y/o enfermedades que se presenten.
Identificar, evaluar y controlar la exposición del trabajador a tareas físicamente demandantes o altamente repetitivas.
Identificar, evaluar y controlar la exposición del trabajador a agentes químicos, físicos o biológicos.
Proporcionar adecuadas guardas de seguridad en su planta o taller y el necesario equipo de protección personal para prevenir accidentes y/o enfermedades.
Proporcionar condiciones de trabajo limpias y seguras, servicios sanitarios limpios, acceso a agua potable, sombra adecuada en trabajos al aire libre y facilidades para preparar y guardar alimentos.
En su caso, proveer dormitorios limpios, seguros, con salidas de emergencia y adecuadas temperatura y ventilación.
4.4 Prácticas Laborales.
Ingenios Santos espera de sus proveedores adoptar firmes prácticas laborales, llevar a cabo un reclutamiento ético y tratar a sus trabajadores justamente y conforme a la legislación vigente. Además, los proveedores deben cumplir lo siguiente:
No Trabajo Infantil. Se prohíbe toda forma de contratación o explotación infantil. No se debe
contratar a menores de 15 años en ningún caso. Se pueden contratar menores de edad a partir de los 15 años en trabajos que no pongan en riesgo su integridad física, mental, social o moral. No obstante, queda estrictamente prohibido contratar a menores de 18 años en todos los trabajos agrícolas por estar clasificados como peligrosos.
No Trabajo Forzoso. Los proveedores no deben permitir ningún tipo de trabajo forzoso. No se deben retener documentos de identificación ni impedir la libertad de movimiento. No se debe retener el pago ni coartar la libertad de escoger un trabajo. Antes de contratar se debe proporcionar información de la naturaleza y condiciones del trabajo, compensación, horas de trabajo y beneficios.
Compensación y Beneficios. Los salarios que se otorguen deberán cumplir con todos los beneficios
que confiere la Ley Federal del Trabajo incluyendo lo relativo al salario mínimo y al pago de horas extra. El pago se debe hacer en efectivo o depósito bancario en caso de haberse acordado, en el lugar de trabajo y con periodicidad semanal o quincenal, según acuerdo entre las partes.
No Abuso o Tratamiento Inhumano. El proveedor deberá tratar a sus trabajadores con respeto y dignidad. De ninguna manera se deberá amenazar con violencia, castigo físico, confinamiento o cualquier otra forma de acoso o abuso físico, sexual, psicológico o verbal.
No Discriminación. En la contratación de su personal y en el trabajo diario, el proveedor no deberá
incurrir en prácticas de discriminación en base a raza, color, religión, sexo, edad, discapacidad física, o cualquier otra condición señalada por la ley.
Libertad de Asociación. El proveedor reconocerá y respetará los derechos de los trabajadores de unirse o separarse de asociaciones de su propia elección y el derecho de contratarse colectivamente según las leyes vigentes.
Reporte de Quejas. El trabajador deberá contar con un mecanismo seguro, confidencial, transparente y responsable para expresar sus quejas de violaciones legales o éticas en su trabajo. El proveedor evitará todo tipo de represalia en contra de los trabajadores que reporten las violaciones.
